נוהל טיפול בתלונה על פרטי Whois שגויים / בדויים במרשם שמות המתחם

הנוהל הוא חלק מהסכם ההסמכה, נספח ה' סעיף 12.

רקע

1. נוהל זה נועד להסדיר את דרך הפעולה של האיגוד והרשם בעת שמתקבלת אצלם (או אצל מי מהם) תלונה מטעם צד שלישי שעניינה בטענה לקיומם של פרטי רישום שמות מתחם שגויים / בדויים בבסיס הנתונים, כפי שהם מתפרסמים באופן פומבי במאגר ה-WHOIS של האיגוד ("התלונה").
2. לאיגוד ולרשמיו אינטרס מובהק כי פרטי הרישום במרשם שמות המתחם, כפי שנמסרו על-ידי המבקשים לרשם בהליך הרישום, או בכל מועד מאוחר יותר, ישקפו את המציאות, הן ביחס לפרטי המחזיק בשם המתחם והן ביחס לאנשי הקשר מטעמו.
3. אחריות לטיפול בתלונה חלה על הרשם, תוך דיווח רציף לאיגוד ובהתאם להנחיות האיגוד לפי נסיבותיה הפרטניות של כל תלונה. קיימת התקשרות חוזית ישירה בין הרשם לבין המחזיקים המשויכים אליו ובידי הרשם מצויים פרטי קשר עם המחזיק שאינם בידיעת האיגוד.

כללי הרישום והסכם ההסמכה

1. כללי הרישום, המהווים חוזה בין האיגוד לבין המבקשים, כוללים מספר הוראות העוסקות בחובת המבקש לרשום שמות מתחם באמצעות אישיות משפטית קיימת ובחובה כי פרטי הרישום של כל שם מתחם יהיו עדכניים, תקינים ונכונים במהלך מלוא תקופת ההחזקה בשם המתחם (כך למשל סעיפים 6.1, 6.2 ו-12.1 לכללי הרישום).
2. סעיף 23 לכללי הרישום, שעניינו ב"עדכניות המידע", קובע כי הן הרשם והן המחזיק מחויבים להודיע לאיגוד על כל שינוי או עדכון למידע הקיים בידי האיגוד. עוד נקבע בכללים כי מידע לא מדויק, או מצג שווא, יכולים לשמש בסיס לדחיית בקשה או לביטול הקצאה של שם מתחם שהוקצה למבקש.
3. נוסף, הוראות הסכם ההסמכה (כגון הוראות סעיף 6.2 לעיל) קובעות את חובתו של הרשם לוודא כי פרטי הרישום של שמות המתחם המשויכים אליו יהיו נכונים, מדויקים, מלאים ומעודכנים במשך כל תקופת הרישום של שם המתחם. הפרטים שחובה לשמור עדכניים מפורטים בנספח "א" להסכם זה.
4. מהוראות כללי הרישום והסכם ההסמכה עולה חובתו המפורשת של כל אדם או גוף המבקש לרשום ולהחזיק בשם מתחם –

• • כי המחזיק בשם המתחם חייב להיות אישיות משפטית קיימת. לא ניתן לרשום או להמשיך ולהחזיק בשם מתחם באמצעות פרטים בדויים, כוזבים, שגויים או שאינם עדכניים;
  • המבקש מצהיר כי הוא אישיות משפטית קיימת, כי פרטי הרישום שמסר נכונים וכי יעדכן בדבר כל שינוי למידע הקיים (באמצעות פעולות עדכון המרשם המפורטות בנספח נהלים זה);
  • כי במידה ויתברר כי הפרטים שמסר המחזיק אינם נכונים או עדכניים – רשאי האיגוד לבטל את הקצאת שם המתחם (Delete Domain)

הגשת תלונה

1. כל צד שלישי מעוניין ("המתלונן") רשאי להגיש לאיגוד תלונה (כהגדרתה לעיל).
2. על המתלונן להגיש את תלונתו לאיגוד באמצעות דף ייעודי להגשת תלונה שיתפרסם באתר האיגוד, הכולל את שדות הקלט הנדרשים וכן אפשרות לצירוף אסמכתאות בעניין התלונה.
3. התלונה תכלול לכל הפחות את הפרטים הבאים –
   1. שמו המלא של המתלונן, שיוכו הארגוני (ככל ופנה בשם תאגיד), מספר טלפון וכתובת דוא"ל ליצירת קשר עמו;
   2. שם המתחם נשוא התלונה;
   3. מידע אודות הפרטים שהמתלונן סבור כי הם אינם מעודכנים בפרטי הרישום הפומביים של שם המתחם;
   4. פירוט אודות ניסיונות המתלונן ליצור קשר עם המחזיק בשם המתחם ומדוע הוא סבור כי פרטי הרישום של שם המתחם שגויים / בדויים;
   5. המתלונן רשאי לצרף לתלונה אסמכתאות לטענותיו (כגון מכתב שחזר בשל כתובת לא ידועה, אישור על כתובת דוא"ל שגויה, מספר טלפון מנותק וכיו"ב).
      • למען הסר ספק מובהר כי מחזיק בשם מתחם אינו מחויב להשיב לפניות המתקבלות אצלו מטעם צדדים שלישיים, גם אם פניות אלה נשלחו לאילו מפרטי הקשר עם המחזיק כאמור בבסיס הנתונים. לפיכך, העובדה כי המתלונן פנה אל המחזיק, בטלפון, בדוא"ל, או בדרך אחרת, והמחזיק לא השיב לפנייתו, אינה מהווה אסמכתא, כשלעצמה, לכך שפרטי הרישום של שם המתחם שגויים או בדויים.
      • במידה ופנה המתלונן בתלונה אל הרשם במישרין, ולא באמצעות האיגוד, יעדכן הרשם את האיגוד אודות הגשת התלונה ופרטיה ובמקביל יבקש מהמתלונן את מלוא הפרטים הנדרשים לבירור התלונה כמפורט בסעיף 12.3.3 לעיל. במקרה כזה יפעל הרשם במישרין לבירור התלונה כמפורט להלן בנוהל זה, כאילו מדובר בתלונה שהועברה לטיפולו על-ידי האיגוד.

יידוע הרשם אודות הגשת תלונה והעברתה לטיפולו

1. בעת קבלת תלונה באיגוד כאמור בנוהל זה, יבחן האיגוד את התלונה ובמידה ומצא כי התלונה מבוססת לכאורה, לפי שיקול דעתו הבלעדי, רשאי האיגוד להעביר את התלונה להמשך טיפול באמצעות הרשם אליו משויך שם המתחם הרלבנטי (ההתייחסות אל "הרשם" בהמשך נוהל זה תהיה לרשם אליו משויך שם המתחם שלגביו התקבלה התלונה).
2. החליט האיגוד כי התלונה מצריכה המשך בירור, יפנה האיגוד אל הרשם, יידע אותו אודות הגשת התלונה ויבקש ממנו לאמת במישרין את פרטי הרישום של שם המתחם. האיגוד יצרף לפנייתו העתק מהתלונה שנמסרה לו וכל אסמכתא שצורפה לה ("הודעה על הגשת תלונה").
3. הודיע האיגוד לרשם על הגשת תלונה, יבצע הרשם אימות של פרטי המחזיק, בין היתר בדרך של יצירת קשר עם המחזיק ו/או אנשי הקשר מטעמו, באמצעות פרטי הקשר של המחזיק כפי שהם מעודכנים אצל הרשם, באופן המפורט להלן.
4. הליך האימות של הרשם יכלול בדיקה של מספר הטלפון וכתובת הדוא"ל של המחזיק ודרישה מפורשת לתיקון כל פרט שאינו עדכני. בנוסף, הרשם ידרוש מהמחזיק העתק של צילום תעודת זהות, תעודת התאגדות או תעודה מזהה אחרת המעידה כי המחזיק הוא אישיות משפטית קיימת בהתאם לכללי הרישום ("הליך אימות פרטי המחזיק").
5. פניית הרשם למחזיק לצורך אימות פרטים – הוראות נוספות –

1. 1. הליך האימות יכלול לכל הפחות הודעת דוא"ל שישלח הרשם לכתובת המחזיק ואנשי הקשר מטעמו וכן ניסיון ליצור קשר טלפוני עם אלה. לצורך פנייה כאמור, ייעזר הרשם בכל פרטי הקשר של המחזיק או מי מטעמו המצויים ברשותו, גם אם אין מדובר בפרטים המתפרסמים בפומבי.
   2. לא השיב המחזיק לפניה ו/או לא תיקון את הפרטים השגויים / בדויים, יפנה אליו הרשם פעם נוספת לאחר 7 ימים ממועד פנייתו הראשונה.
   3. במסגרת פנייתו למחזיק לצורך אימות הפרטים כאמור יידע הרשם את המחזיק כי נתקבלה באיגוד תלונה לפיה פרטי הרישום של שם המתחם, או אילו מהם, שגויים / בדויים.
   4. הרשם יתריע בפני המחזיק כי במידה ולא ישיב לפנייה, או יסרב לעדכן את פרטיו, יהיה רשאי האיגוד להורות על מחיקתו של שם המתחם, בהתאם להוראות סעיף 23 לכללי הרישום.
   5. ככל ופרטי הקשר עם המחזיק או אנשי הקשר מטעמו אינם תקינים או עדכניים, יש לתקן אותם ולהחליפם בפרטים תקינים. ככל ושם המחזיק בשם המתחם שגוי או בדוי, על המחזיק ליתן לרשם נימוק וכל הסבר בנוגע לכך.
   6. הרשם יעדכן את האיגוד בכתב אודות הממצאים המלאים של הליך אימות פרטי המחזיק בתוך 15 ימים ממועד ההודעה על הגשת תלונה, בדרך של הודעה חוזרת להודעה על הגשת התלונה ("תוצאות הבירור").
   7. הרשם רשאי לעדכן את המחזיק כי אסמכתאות כאמור, ככל ויימסרו, ישמשו את האיגוד אך ורק לצורך בדיקת קיומה של אישיות משפטית המחזיקה בשם המתחם, או האם רישום שם המתחם נעשה תוך הפרה לכאורה של כללי הרישום. אסמכתאות אלה לא יועברו לכל צד שלישי והאיגוד מתחייב להשמיד כל עותק מהן ככל ותוצאות בדיקת האימות תהיינה תקינות.

תוצאות הטיפול בתלונה

1. 1. במידה ותוצאות הבירור העלו כי פרטי הרישום תקינים – ככל ובירור התלונה יעיד כי פרטי שם המתחם תקינים ועדכניים, יסגרו האיגוד והרשם את התלונה, יידעו את המתלונן ואת המחזיק על כך וימחקו את האסמכתאות שניתנו על-ידי המחזיק לצורך הוכחת זהותו.
   2.  במידה והמחזיק או מי מטעמו לא השיבו לפניית הרשם לאימות הפרטים – ככל ותוצאות הבירור יעידו כי לאחר שפנה הרשם אל המחזיק (ואל אנשי הקשר מטעמו), כמפורט לעיל בנוהל זה, לא השיב המחזיק לפניות הרשם, או השיב אך סירב לתקן את פרטי הרישום השגויים / בדויים, או ככל ולא נקט המחזיק פעולות מספקות, או המציא אסמכתאות מתאימות, לפי שיקול דעתו של האיגוד – יהיה רשאי האיגוד לפנות למחזיק בכתב וליידע אותו כי בכוונת האיגוד לבטל את הקצאת שם המתחם ולהביא למחיקתו מהמרשם.
   3. האיגוד ישלח לרשם עותק מפנייתו בכתב אל המחזיק ויידע את הרשם אודות המועדים המתוכננים למחיקת שם המתחם מהמרשם (לרבות פעולות ביניים שרשאי האיגוד לנקוט בהן קודם למחיקתו המלאה של שם המתחם, כגון צעד מקדים של ניתוק הפניית ה-DNS של שם המתחם).
   4. ככל ובעקבות פניית האיגוד בכתב למחזיק יבצע המחזיק הליך לתיקון פרטי הרישום השגויים / בדויים, יהיה רשאי האיגוד לעצור את הליך מחיקת שם המתחם, לפי שיקול דעתו.
   5.  במידה ותוצאות הבירור העלו כי זהות המחזיק בשם המתחם נרשמה באופן שגוי – כגון חברה ששמה נרשמה באופן שגוי או חסר, רישום באמצעות שם מסחרי במקום באמצעות שם האישיות המשפטית הנכונה וכיו"ב – האיגוד יהיה רשאי, לפי שיקול דעתו, לאפשר למחזיק לחתום על תצהיר משפטי בנוסח שימסור האיגוד לרשם, במסגרתו יצהיר המחזיק, בין היתר, על שמה המדויק של האישיות המשפטית המחזיקה בשם המתחם ועל כך שאין כל צד שלישי העשוי לטעון לזכויות בשם המתחם. בכפוף לאישור האיגוד לאחר החתימה על התצהיר כאמור, יתקן הרשם את פרטי המחזיק בשם המתחם בהתאם לאמור בגוף התצהיר.
   6. במידה ותוצאות הבירור העלו חשד כי שם המתחם נרשם באמצעות אישיות משפטית בדויה / פיקטיבית, או תוך התחזות לגורם אחר –  יהיה רשאי האיגוד לפנות למחזיק בכתב וליידע אותו כי בכוונת האיגוד לבטל את הקצאת שם המתחם ולהביא למחיקתו מהמרשם, אלא ככל והמחזיק יוכיח את זהותו בדרך של המצאת אסמכתאות מתאימות להנחת דעת האיגוד, המעידות כי בעת רישום שם המתחם הייתה קיימת אישיות משפטית כפי שהיא נרשמה בבסיס הנתונים וכן את זיקת המחזיק לאישיות משפטית זו (כגון פרוטוקול זכויות חתימה המעיד מי רשאי לפעול בשמו של תאגיד).
   7. האיגוד ישלח לרשם עותק מפנייתו בכתב אל המחזיק ויידע את הרשם אודות המועדים המתוכננים למחיקת שם המתחם מהמרשם (לרבות פעולות ביניים שרשאי האיגוד לנקוט בהן קודם למחיקתו המלאה של שם המתחם, כגון צעד מקדים של ניתוק הפניית ה-DNS של שם המתחם).
   8. במידה והמחזיק הוכיח את זהותו להנחת דעתו של האיגוד, תיסגר התלונה והצדדים ינהגו כאילו תוצאות הבירור העלו כי מדובר בפרטי רישום תקינים כאמור לעיל.
   9. האיגוד ו/או הרשם לא יעבירו למתלונן מידע שמקורו בהליך הבירור, אלא רק ימסרו לו את תוצאות הבירור והפעולות שננקטו (עדכון פרטי שם המתחם / מחיקת שם המתחם / הפרטים נמצאו תקינים).
   10. נמחק שם מתחם ממרשם השמות בהתאם להוראות נוהל זה – לא יהיה זכאי המחזיק להחזר כספי כלשהו בגין המחיקה או תקופת הרישום של שם המתחם שלא נוצלה.
   11. רישום מחודש של שם מתחם שנמחק כאמור בהוראות נוהל זה, יהיה כרוך באימות קפדני של פרטי המבקש ובכלל זה המצאת עותק של תעודה מזהה של המבקש.